Deadlines sind aus unserem beruflichen und persönlichen Leben nicht wegzudenken. Sie setzen uns unter Druck, aber sie können auch eine treibende Kraft sein, die uns zu effizienterem Arbeiten anspornt. Im folgenden Artikel werden einige bewährte Tipps und Strategien vorgestellt, wie man mit Deadlines effizienter arbeiten kann.
Deadline als definitive Frist
Deadline – ein Begriff, der in vielen Fällen mit negativen Assoziationen einhergeht. Immerhin handelt es sich bei einer Deadline um eine definitive Frist, wie aus dem Billomat-Lexikon hervorgeht. Aufgrund der Verbindlichkeit, welche mit einer Deadline einhergeht, sehen sich viele Menschen mit Stress und Druck konfrontiert, welcher sich negativ auf das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit auswirken kann, so Corinna Peifer, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie am Institut für Psychologie der Universität zu Lübeck gegenüber ntv. Im weiteren Verlauf ihrer Ausführungen macht die Expertin jedoch auch deutlich, dass die Integration von Deadlines in unserem Leben auch positive Auswirkungen haben kann. Wenn man lernt, mit Deadlines umzugehen und sie zu nutzen, könne die eigene Produktivität gesteigert und erfolgreichere Ergebnisse erzielt werden, so Pfeifer.
Aufgaben planen und priorisieren
Eine gut durchdachte Planung ist der erste Schritt zu effizientem Arbeiten mit Deadlines, wie wrike in einem Online-Beitrag berichtet. Die Erstellung einer detaillierten To-do-Liste oder eines Zeitplans, der alle Aufgaben und Schritte umfasst, die zur Erfüllung der Deadline erforderlich sind, kann demnach dabei behilflich sein. Es sollte sichergestellt werden, dass realistische Zeitrahmen für jede Aufgabe festgelegt und Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse eingeplant werden. Eine klare Struktur helfe dabei, den Überblick zu behalten und Stress zu reduzieren.
Große Projekte oder Aufgaben können überwältigend erscheinen, wenn man nur die endgültige Deadline im Blick hat. Um dem entgegenzuwirken, sollten Zwischenziele oder Meilensteine gesetzt werden, die auf dem Weg zur Hauptdeadline erreicht werden sollen. Das Erreichen dieser Teilschritte kann außerdem die Motivation erhöhen, da sichtbar wird, dass man dem endgültigen Ziel näherkommt, wie experto.de berichtet.
Weiterhin ist es entscheidend, die Prioritäten richtig zu setzen, insbesondere wenn mehrere Deadlines gleichzeitig anstehen, so Merkur in einem Online-Artikel. Nach Identifizierung der dringendsten und wichtigsten Aufgaben, sollte mit diesen begonnen werden. Wenn Aufgaben nach ihrer Bedeutung geordnet werden, kann sichergestellt werden, dass zuerst die wesentlichen Aspekte erledigt werden und man sich danach den weniger kritischen widmet.
Aufschieben vermeiden und fokussiert bleiben
Prokrastination, besser bekannt als “Aufschieben”, ist vermutlich der größte Feind des effizienten Arbeitens mit Deadlines. Es ist verlockend, Aufgaben aufzuschieben, besonders wenn die Deadline noch in weiter Ferne liegt, das berichtet der Spiegel. Doch das Aufschieben führt oft zu unnötigem Stress und Zeitdruck später.
Auch Ablenkungen sind ein häufiges Hindernis für effizientes Arbeiten mit Deadlines, wie das GQ-Magazin berichtet. Die Schaffung einer Umgebung, die frei von Ablenkungen ist, kann demnach dabei unterstützen, den Fokus auf das Wesentliche zu wahren. Der eigene Arbeitsbereich sollte stets aufgeräumt sein und Benachrichtigungen auf dem Telefon oder Computer reduziert werden. Die Festlegung klarer Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten gefolgt von kurzen Pausen helfe dabei, die Konzentration aufrechtzuerhalten.
Manchmal können auch zusätzliche Aufgaben oder Projekte auftauchen, die aktuelle Deadlines gefährden könnten. Zu einem effizienten Umgang mit Deadlines gehört es in solchen Fällen, dazu “Nein” zu sagen, wenn man bereits ausgelastet ist und keine Kapazitäten mehr hat. Stattdessen sollten bestehende Verpflichtungen priorisiert und eine Ablenkung durch neue Aufgaben vermieden werden, es sei denn, sie haben eine höhere Priorität, so das GQ-Magazin.
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